Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đất đai, xây dựng tại một số quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh

Xin cấp giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận chủ quyền nhà đất luôn là vấn đề bức xúc của người dân, doanh nghiệp cũng như chiêm nhiều thời gian, công sức của các cơ quan hành chính trong việc giải quyết các thủ tục cấp phép và quản lý hồ sơ.

Thời gian vừa qua, rất nhiều cơ quan đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để giải quyết những vấn đề trên, một số phần mềm đã được sử dụng nhưng mới chỉ mang tính hỗ trợ cho một bộ phận, đôi khi chỉ là một thao tác nhỏ như in giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Thông tin chỉ được lưu trữ trên từng máy lẻ, thuộc quyền quản lý của từng chuyên viên vì vậy không có khả năng chia sẻ, thiếu tính liên thông và kế thừa. Việc tra cứu, xử lý phải thực hiện đơn lẻ, thủu công nên dù mất nhiều công sức, thời gian nhưng hồ sơ luôn bị trễn hạn, số liệu thiếu chính xác, gây khó khă trong việc tổng hợp, phân tích thông tin, chưa hỗ trợ lãnh đạo trong công tác điều hành.

Từ năm 2006 đến nay, một số quận, huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đã triển khai ứng dụng CNTT theo hình thức đầu tư Hệ thống thông tin mang tính quản lý và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ trong lĩnh vực đất đai xây dựng. Với hệ thống này, tất cả thông tin được quản lý tập trung tại máy chủ, các máy trạm kết nối với trung tâm thông qua hệ thống mạng, thông tin được liên thông tới tất cả các bộ phận từ khâu nhận hồ sơ của người dân, đến xử lý hồ sơ của các chuyên viên, duyệt hồ sơ của lãnh đạo phòng, ký giấy chứng nhận của Thường trực UBND và trả hồ sơ cho dân. Mọi thao tác đều được ghi nhận trong máy chủ, bộ phận sau kế thừa thông tin của bộ phận trước. Thông tin vầ đất đai xây dựng được lưu trữ, từ đó in giấy chứng nhận, giấy phép xây dựng, phiếu chuyển thuế và các loại biểu mẫu khác. Thông tin được kế thừa cho các loại hồ sơ biến động sử dụng đất, thay đổi thiết kế và điều chỉnh nội dung…Ngoài việc xử lý hồ sơ nhanh hệ thống này còn giúp tra cứu được lịch sử và quá trình sử dụng nhà đất, là cơ sở để công khai thông tin về nhà đất trên Website cho người dân và doanh nghiệp dễ dàng tra cứu. Việc tổng hợp và thống kê tình trạng nhà đất đơn giản và chính xác, phục vụ cho lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý và hoạch định chính sách phát triển.

Một điểm mới và cũng là điều kiện để duy trì vận hành hệ thống là các phần mềm nghiệp vụ gắn liền với quy trình quản lý hành chính, tương ứng với quy trình quản lý hệ thống chất lượng ISO của từng cơ quan, có thể tuỳ biến để đáp ứng với các loại quy trình hiện hành khác. Do gắn liền với quy trình hành chính nên bắt buộc tất cả các chuyên viên phẩi thực hiện xử lý hồ sơ trên mạng, tất cả các công đoạn đều được kiểm soát, từng vị trí xử lý sẽ tự động tích hợp thông tin cho hệ thống, không sinh ra bộ phận nhập hồ sơ đã xử lý và hệ thống trước đây một số đơn vị đã từng thực hiện. Việc gắn liền với quy trình thủ tục hành chính, tạo điều kiện cho lãnh đạo các cấp kiểm soát được quá trình xử lý của từng hồ sơ, tra cứu được tình trạng xử lý hồ sơ của từng chuyên viên, từng phòng ban, kịp thời chỉ đạo và điều hành nhằm giải quyết những tồn đọng và trễ hạn hồ sơ.

Ngoài hiệu quả về vấn đề hệ thống như tích hợp thông tin, chia sẻ và kế thừa thì một yếu tố quan trọng để hệ thống được từng chuyên viên chấp nhận sử dụng là hiệu quả của việc xử lý hồ sơ. Ứng dụng hệ thống, thời gian xử lý hồ sơ đã giảm từ 30% đến 50%. Ở một số cơ quận, huyện trước đây khi chưa ứng dụng hệ thống này thì một chuyên viên trung bình một tuân xử lý được 20 hồ sơ, sau khai áp dụng hệ thống hồ sơ xử lý tăng hơn 40 hồ sơ, giảm 80% đến 90% sai sót so với xử lý thủ công. Đây là con số cụ thể để đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng CNTT.

Một số quận, huyện đã thành công trong giai đoạn đầu ứng dụng CNTT trong quản lý đất đai, xây dựng như: quận Bình Tân, quận Thủ Đức, huyện Bình Chánh, quận Bình Thạnh, huyện Nhà Bè và quận 10,…Yếu tố để thành công ở mỗi quận, huyện khác nhau, tuy nhiên đầu giống nhau ở các điểm sau:

Phương thức đầu tư: Để hệ thống vận hành thì các thành phần của hệ thống như hạ tầng CNTT (hệ thống mạng và các thiết bị, hệ thống máy chủ, hệ thống máy trạm, hệ thống các thiết bị phục vụ xử lý hồ sơ cho từng phòng chuyên môn, chuyên viên), dữ liệu, phần mềm và đặc biệt là con người phải được đầu tư đồng bộ. Nội dung đầu tư phải phù hợp với hiện trạng, đúng với nhu cầu của từng đơn vị, từng phòng chuyên môn, tránh tình trạng phân bổ bình quân như trước đây đã từng xảy ra, vì vậy chủ đầu tư phải là các đơn vị ứng dụng.

Hình thức triển khai phần mềm ứng dụng: Có thể khẳng định trong giai đoạn hiện nay không thể thành công với hình thức phần mềm dùng chung, bởi tính đặc thù của mỗi cơ quan, mỗi địa phương rất khác nhau. Các phần mềm ứng dụng ngoài các thông tin mang tính chuẩn chuyên ngành thì mỗi cơ quan có nhu cầu quản lý các thông tin theo đặc thù của mình, vì vậy phần mềm phải được chỉnh sửa phù hợp với từng cơ quan.

Hướng dẫn vận hành hệ thống và sử dụng phần mềm: Có thể khẳng định hình thức đào tạo tập trung mang nặng tính giới thiệu như thường làm từ trước tới nay không đem lại thành công. Để đảm bảo cho hệ thống thực sự vận hành thì mỗi chuyên viên ở từng vị trí phải sử dụng thành thạo phần mềm tương ứng với vị trí đó, nghĩa là phải đào tạo sử dụng cho từng người tham gia trong hệ thống. Việc đào tạo không đơn giản vì các chuyên viên vẫn phải thực hiện công việc hàng ngày và kết hợp học sử dụng phần mềm, ít nhất mỗi một chuyên viên phải hướng dẫn ba lần mới có thể sử dụng được phần mềm. Với một quận, huyện trung bình 70 đến 100 người thì số lần hướng dẫn lên đến vài trăm lần.

Điểm mấu chốt quyết định đến sự thành công chính là yếu tố con người: Lãnh đạo quận, huyện phải chỉ đạo và giám sát thường xuyên. Ví dụ như đối với huyện Bình Chánh, lãnh đạo UBND đã xác định ứng dụng Hệ thống thông tin trong quản lý đất đai, xây dựng là chìa khoá cho việc cải cách hành chính trong lĩnh vực được xem là nhạy cảm và bức xúc, vì vậy vấn đề này luôn là chủ đề được gian ban hàng tuần. Chính sự chỉ đạo kiên quyết và sát sao của lãnh đạo UBND đã đem lại thành công cho một huyện ngoại thành như Bình Chánh. Mặc dù là huyện vùng sâu xa của thành phố Hồ Chí Minh, việc kết nối mạng xuống các xã chưa thực hiện được, nhưng UBND huyện vẫn triển khai cơ chế một cửa liên thông, bằng hình thức người dân đến nộp hồ sơ tại xã, các dữ liệu nhận hồ sơ của dân sẽ được tích hợp vào cơ sở dữ liệu đất đai, xây dựng ở huyện, qua đó các phòng ban thực hiện xử lý hồ sơ trong hệ thống. Điều này cho thấy dù điều kiện hạ tầng chưa đủ nhưng với quyết tâm thì việc ứng dụng CNTT vẫn có thể thực hiện được. Đây là một mô hình được minh chứng rằng ứng dụng CNTT trở thành mục tiêu để cải cách hành chính của cơ quan, cùng với việc quan tâm chỉ đạo và giám sát của người đứng đầu thì việc triển khai ứng dụng CNTT sẽ thành công và mang lại hiệu quả cao.

Quận Bình Tân là một trong những quận luôn dẫn đầu trong triển khai ứng dụng CNTT. Ngoài hệ thống đất đai, xây dựng đang vận hành trong mạng nội bộ của quận, Bình Tân còn ứng dụng CNTT liên thông với 10 phường và Chi cục Thuế quận trong việc nhận và trả hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở. Do hệ thống thông tin đất đai xây dựng hoạt động theo mô hình liên thông giữa nhiều phòng, ban, nhiều vị trí nên việc tổ chức triển khai rất quan trọng, Tổ tin học chính là đầu mối kết nối giữa các phòng ban và đơn vị tư vấn nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh, lầp kế hoạch triển khai và hỗ trợ các phòng ban trong quá trình vận hành các hệ thống. Ngoài sự quan tâm chỉ đạo sát sao của lãnh đạo UBND có thể nói Tổ Tin học thuộc Văn phòng UBND quận, huyện: Bình Tân, Thủ Đức và Nhà Bè là hạt nhân của sự thành công.

Hiện nay, 100% chuyên viên thuộc phòng ban quản lý đất đai xây dựng của các quận, huyện nói trên đều xử lý hồ sơ trên phần mềm. Lượng thông tin về nhà đất được tích hợp trong hệ thống là rất lớn. Ngoài hiệu quả về ứng dụng CNTT phục vụ cải cách hành chính, phục vụ quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày của bộ máy hành chính, thì dữ liệu được lưu trữ tập trung tại máy chủ của các cơ quan rất quan trọng, là cơ sử để quản lý ngành và định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

Phạm Phương Lan, Công ty Nhân ý, Thành phố Hồ Chí Minh

(Theo Bản tin cải cách nền hành chính Nhà nước, Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Bộ Nội vụ, Tháng 7/2009)